Poliambulatori: come gestire il flusso di lavoro 

In un poliambulatorio si gestiscono gli appuntamenti di molteplici professionisti: radiologi, fisioterapisti, specialisti in medicina del lavoro e in medicina dello sport, solo per citarne alcuni. Ne consegue che i pazienti debbano essere gestiti sia in fase di prenotazione che di accettazione, ma anche quando devono tornare per ritirare i referti.  

Per minimizzare il rischio di errori e affollamenti e organizzare al meglio il lavoro del front office, così come quello dei medici, è importante servirsi di specifici gestionali come, ad esempio, Giponext, software personalizzabile pensato appositamente per intervenire nella gestione degli appuntamenti e di molte altre attività all’interno di una struttura poliambulatoriale o di uno studio medico.

Come semplificare la gestione dell’agenda 

Chi ricopre il ruolo di receptionist all’interno di uno studio medico, di qualsiasi tipologia esso sia, si trova a dover gestire sia le accettazioni che gli appuntamenti dei pazienti. Molto spesso dovrà anche controllare l’agenda dello specialista soprattutto se egli è solito utilizzare dei macchinari presenti nel poliambulatorio, come accade ai fisioterapisti: oltre ai suoi turni occorre, infatti, incrociare parametri quali la disponibilità del dispositivo necessario o dello spazio adibito.  

Un software dedicato, come il già citato giponext, incrocia correttamente questi dati per mostrare immediatamente il giorno designato oppure la programmazione settimanale e persino mensile in caso di trattamenti multipli.  

Ovviamente, anche se tale metodo è utile soprattutto nei poliambulatori dove gli specialisti sono tanti, anche uno studio medico più piccolo può beneficiare di questo gestionale per essere sempre estremamente efficiente senza margine di errore 

Ad esempio, laddove vi sia un avvicendamento in segreteria, il nuovo addetto non dovrà fare altro che affidarsi al programma predefinito per gestire gli appuntamenti, che siano stati presi direttamente in struttura o per mezzo di CUP per le convenzioni.

Gestire il processo di accettazione con i software dedicati 

I software di ultima generazione hanno la peculiarità di trasmettere tutti gli appuntamenti presi in automatico al medico specialista.Il professionista sarà così subito informato riguardo ai propri impegni e potrà anche decidere di gestirli o di contattare i pazienti per ulteriori accordi.  

Il paziente stesso avrà il suo promemoria da poter anche stampare, in modo da non dimenticare l’appuntamento, specie se lontano nel tempo. 

Ogni giorno, la segreteria potrà avere su schermo la situazione della sala d’aspetto, con la lista dei pazienti che hanno appuntamento e che attendono di essere ricevuti. Per ognuno di loro, si avrà la cronologia del momento dell’accesso, della durata della visita e i dati relativi alla fatturazione. Una volta che il paziente avrà preso congedo, la sua scheda sarà archiviata. 

Prima di effettuare la visita lo specialista potrà, inoltre, visionare in automatico tutti i referti e la documentazione che riguardano il suo paziente, in modo da procedere in maniera mirata.  

Grazie a nuovi sistemi vocali, inoltre, il referto potrà persino essere dettato al software che provvederà a riportare il testo in formato digitale: ciò snellirà molto anche l’aggiunta di nuovi elementi, laddove sia necessario, consentendo un lavoro più fluido anche al medico stesso.

Digitalizzazione dei referti: soluzione ideale per i poliambulatori

Alla fine di ogni prestazione specialistica, il medico lascia un referto. La scrittura a mano è stata ampiamente sostituita da quella al computer, ma soprattutto si sta diffondendo la cartella clinica elettronica, completa di firma digitale 

I software attuali non prevedono stampa o archiviazione cartacee ma tutto rimane in memoria digitale, quindi la cartella può essere inviata a mezzo mail e ritrovata in futuro quando si dovrà vedere di nuovo lo stesso paziente. 

Medesimo trattamento è riservato alle fatture: quelle elettroniche saranno compilate in ogni campo con i dati relativi alla tessera sanitaria e non sarà più necessario stamparle. 

Infine, un altro elemento molto utile a velocizzare e rendere più semplice la gestione del paziente è la cosiddetta ricetta dematerializzata, da compilare e inviare a mezzo mail. Si evitano, così, le code relative al ritiro della stessa, senza contare che in molti casi la ricetta può persino essere trasmessa direttamente in farmacia.